Términos de Uso y Política de Tratamiento de Datos

Última actualización: 20 de septiembre de 2026

Este documento regula el uso de la plataforma VacunaPets (en adelante, “la Plataforma”) y describe cómo se tratan los datos personales de sus usuarios, conforme a la legislación colombiana, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes sobre protección de datos personales (Habeas Data).

Responsable del tratamiento: Carlos Alberto González Castañeda, persona natural que opera bajo el nombre comercial “Animal Resort” (en adelante, “Animal Resort” o “el Responsable”), identificado con NIT 1.057.573.248-6, con domicilio en Transversal 16 # 19-29, Barrio Benjamín Herrera, Sogamoso (Boyacá), Colombia. Correo para asuntos de datos personales: carlosmvz10577@gmail.com · Teléfono: 316 823 3904.

1. Términos y Condiciones de Uso

1.1. Objeto

VacunaPets es una herramienta para registrar y consultar el esquema de vacunación y desparasitación de mascotas, generar un carné digital y enviar recordatorios. La Plataforma es una herramienta de apoyo y no reemplaza el carné físico legalmente exigido ni el criterio profesional del médico veterinario.

1.2. Cuenta de usuario

El acceso se realiza mediante autenticación con Google. El usuario es responsable de la veracidad de la información que suministra y del uso que se haga de su cuenta. Existen distintos roles (tutor/cliente, veterinario, vendedor y administrador) con permisos diferenciados.

1.3. Planes y pagos

El servicio se cobra por cada mascota mediante códigos de activación, con vigencia individual de un (1) año por mascota. El cobro se gestiona por fuera de la Plataforma; VacunaPets no procesa pagos ni almacena datos de tarjetas. Los valores y la cobertura dependen del plan adquirido.

1.4. Veterinarios

Los profesionales deben aportar credenciales veraces (cédula y tarjeta profesional) para su verificación. La verificación interna no constituye aval, certificación ni garantía profesional por parte de Animal Resort. El registro de servicios es inmutable: una vez creado, no puede modificarse ni eliminarse.

1.5. Uso aceptable

No suministrar información falsa ni suplantar a terceros.
No subir contenido ilícito, ofensivo o del que no se tengan derechos.
No intentar vulnerar la seguridad o el correcto funcionamiento de la Plataforma.

1.6. Propiedad intelectual

La Plataforma, su marca, diseño y software son propiedad de Animal Resort. El contenido que el usuario carga (fotos, datos de mascotas, documentos) sigue siendo suyo; al cargarlo, otorga al Responsable una licencia limitada para almacenarlo y procesarlo con el único fin de prestar el servicio.

1.7. Limitación de responsabilidad

La Plataforma se ofrece “tal cual” y “según disponibilidad”. No se garantiza operación ininterrumpida ni libre de errores. En la medida permitida por la ley, Animal Resort no será responsable por daños derivados del uso o la imposibilidad de uso del servicio, ni por decisiones tomadas con base en la información registrada.

1.8. Modificaciones y ley aplicable

Estos términos pueden actualizarse; los cambios se publicarán en esta página. El uso continuado implica su aceptación. Este documento se rige por las leyes de la República de Colombia y cualquier controversia se someterá a sus jueces competentes.

2. Política de Tratamiento de Datos Personales

2.1. Datos que recolectamos

De la cuenta: nombre, correo electrónico, foto de perfil e identificador de Google.
De contacto: teléfono (WhatsApp) y dirección, para el envío de recordatorios.
De las mascotas: nombre, especie, raza, número de chip, fecha de nacimiento, peso, sexo, fotografías, notas y su historial de vacunación/desparasitación.
De los veterinarios: número de tarjeta profesional, imagen de la cédula, imagen de la tarjeta profesional y logo/sello.
De planes: códigos de activación generados y canjeados (sin datos financieros).
Técnicos: cookies de sesión y registros de actividad necesarios para la seguridad.
Del asistente Sofia: los mensajes que escribes en el chat se envían al proveedor de inteligencia artificial (Google Gemini) para generar la respuesta. Si tienes la sesión iniciada, Sofia también consulta los datos de tus mascotas, sus vacunas y tu plan para responderte. Solo si calificas una respuesta (👍/👎) guardamos esa pregunta y esa respuesta, sin vincularlas a tu cuenta, para mejorar el asistente. Evita escribir datos sensibles en el chat.

2.2. Finalidades del tratamiento

Prestar el servicio de gestión y carné digital de vacunación.
Autenticar usuarios y garantizar la seguridad de las cuentas.
Enviar recordatorios de vacunas y desparasitaciones próximas por correo y/o WhatsApp.
Verificar las credenciales de los veterinarios.
Administrar los planes y la vigencia por mascota.
Generar el carné digital, que puede incluir datos del tutor y del médico tratante.
Responder consultas mediante el asistente Sofia y mejorar su calidad.

2.3. Encargados y terceros

Para operar el servicio se comparten datos con proveedores que actúan como encargados: Google (autenticación y asistente de inteligencia artificial Sofia, mediante Gemini), el proveedor de mensajería y automatización (envío de recordatorios) y el proveedor de alojamiento y almacenamiento de la aplicación y de las imágenes. Estos tratan los datos únicamente conforme a nuestras instrucciones y finalidades.

2.4. Derechos del titular

Como titular de los datos, usted tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informado sobre el uso que se da a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos, cuando proceda.
Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

2.5. Cómo ejercer sus derechos

Las consultas y reclamos pueden dirigirse al correo carlosmvz10577@gmail.com. Conforme a la ley, las consultas se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles (prorrogables por cinco más) y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles (prorrogables por ocho más).

2.6. Autorización

Al registrarse y utilizar la Plataforma, usted autoriza de manera previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos personales conforme a esta política. El tratamiento de datos de menores, cuando aplique, se realiza atendiendo su interés superior y con autorización del representante legal.

2.7. Seguridad y vigencia

Adoptamos medidas razonables de seguridad (control de acceso por rol, cookies de sesión seguras, entre otras) para proteger la información. Los datos se conservarán mientras la cuenta esté activa o mientras sea necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables.

Terms of Use and Personal Data Processing Policy

Last updated: September 20, 2026

Courtesy translation. This document is governed by Colombian law and the Spanish version is the original text: if there is any discrepancy between the two versions, the Spanish version prevails.

This document governs the use of the VacunaPets platform (hereinafter, “the Platform”) and describes how the personal data of its users is processed, in accordance with Colombian law, in particular Law 1581 of 2012, Decree 1074 of 2015 and other related rules on personal data protection (Habeas Data).

Data controller: Carlos Alberto González Castañeda, an individual operating under the trade name “Animal Resort” (hereinafter, “Animal Resort” or “the Controller”), identified with NIT 1.057.573.248-6, domiciled at Transversal 16 # 19-29, Barrio Benjamín Herrera, Sogamoso (Boyacá), Colombia. Email for personal data matters: carlosmvz10577@gmail.com · Phone: 316 823 3904.

1. Terms and Conditions of Use

1.1. Purpose

VacunaPets is a tool to record and consult pets' vaccination and deworming schedules, generate a digital card and send reminders. The Platform is a support tool and does not replace the legally required physical card or the professional judgment of the veterinarian.

1.2. User account

Access is through Google authentication. Users are responsible for the accuracy of the information they provide and for the use made of their account. There are different roles (owner/client, veterinarian, seller and administrator) with different permissions.

1.3. Plans and payments

The service is charged per pet through activation codes, each valid for one (1) year per pet. Payment is handled outside the Platform; VacunaPets does not process payments or store card data. Prices and coverage depend on the plan purchased.

1.4. Veterinarians

Professionals must provide truthful credentials (ID and professional license) for verification. Internal verification does not constitute an endorsement, certification or professional guarantee by Animal Resort. Service records are immutable: once created, they cannot be modified or deleted.

1.5. Acceptable use

Do not provide false information or impersonate third parties.
Do not upload unlawful or offensive content, or content you do not have rights to.
Do not attempt to compromise the security or proper operation of the Platform.

1.6. Intellectual property

The Platform, its brand, design and software are the property of Animal Resort. The content users upload (photos, pet data, documents) remains theirs; by uploading it, they grant the Controller a limited license to store and process it for the sole purpose of providing the service.

1.7. Limitation of liability

The Platform is provided “as is” and “as available”. Uninterrupted or error-free operation is not guaranteed. To the extent permitted by law, Animal Resort will not be liable for damages arising from the use of, or inability to use, the service, nor for decisions made based on the recorded information.

1.8. Changes and governing law

These terms may be updated; changes will be published on this page. Continued use implies acceptance. This document is governed by the laws of the Republic of Colombia and any dispute will be submitted to its competent courts.

2. Personal Data Processing Policy

2.1. Data we collect

Account: name, email address, profile picture and Google identifier.
Contact: phone (WhatsApp) and address, to send reminders.
Pets: name, species, breed, chip number, birth date, weight, sex, photos, notes and their vaccination/deworming history.
Veterinarians: professional license number, ID image, professional license image and logo/stamp.
Plans: activation codes generated and redeemed (no financial data).
Technical: session cookies and activity logs necessary for security.
Sofia assistant: the messages you type in the chat are sent to the artificial intelligence provider (Google Gemini) to generate the answer. If you are signed in, Sofia also looks up the data of your pets, their vaccines and your plan to answer you. Only if you rate an answer (👍/👎) do we save that question and answer, not linked to your account, to improve the assistant. Avoid typing sensitive data in the chat.

2.2. Purposes of processing

Provide the vaccination management and digital card service.
Authenticate users and keep accounts secure.
Send reminders of upcoming vaccinations and dewormings by email and/or WhatsApp.
Verify veterinarians' credentials.
Manage plans and the validity period per pet.
Generate the digital card, which may include data of the owner and the treating veterinarian.
Answer questions through the Sofia assistant and improve its quality.

2.3. Processors and third parties

To operate the service, data is shared with providers acting as data processors: Google (authentication and the Sofia artificial intelligence assistant, through Gemini), the messaging and automation provider (sending reminders) and the hosting and storage provider for the application and images. They process the data only in accordance with our instructions and purposes.

2.4. Data subject rights

As the data subject, you have the right to:

Know, update and correct your personal data.
Request proof of the authorization granted.
Be informed about how your data is used.
File complaints with the Superintendence of Industry and Commerce (SIC).
Revoke the authorization and/or request deletion of your data, where applicable.
Access your personal data free of charge.

2.5. How to exercise your rights

Inquiries and complaints can be sent to carlosmvz10577@gmail.com. Under the law, inquiries are answered within a maximum of ten (10) business days (extendable by five more) and complaints within a maximum of fifteen (15) business days (extendable by eight more).

2.6. Authorization

By registering and using the Platform, you give your prior, express and informed authorization for the processing of your personal data in accordance with this policy. The processing of minors' data, where applicable, is carried out with regard to their best interests and with the authorization of their legal representative.

2.7. Security and retention

We adopt reasonable security measures (role-based access control, secure session cookies, among others) to protect the information. Data will be kept while the account is active or as long as necessary to fulfill the purposes described and the applicable legal obligations.